Dokumentacja / Usterki, naprawy i przypomnienia

Przypomnienia

IntelliFleet pilnuje wszystkich terminów Twoich pojazdów i pracowników, według daty i przebiegu: polis ubezpieczeniowych, przeglądów technicznych, legalizacji tachografu, serwisu przy danym przebiegu, planowanych napraw, praw jazdy, badań lekarskich i innych dokumentów kierowców oraz kończących się zapasów części. Każdy z nich to termin. Przypomnienie to powiadomienie, które IntelliFleet wysyła przed terminem.

Przypomnienia dotyczą tylko pojazdów aktywnych. Pojazd nieaktywny, sprzedany lub zezłomowany jest pomijany, dopóki nie stanie się znów aktywny.

Kto widzi i potwierdza przypomnienia

W Administracja, a potem Role, decydują o tym dwa uprawnienia w grupie IntelliFleet:

• Przypomnienia pozwala otworzyć IntelliFleet > Przypomnienia i widzieć terminy na pulpicie.
• Potwierdzanie przypomnień pozwala także potwierdzić termin i go przywrócić.

Użytkownik widzi terminy pojazdów i pracowników swoich oddziałów. Filtr oddziału i floty w nagłówku IntelliFleet dodatkowo zawęża stronę i pulpit.

Kiedy termin się pojawia

Termin pojawia się, gdy znajdzie się w oknie przypomnień. Okno ustawisz w IntelliFleet > Ustawienia, Ogólne: Dni przed (domyślnie 30) dla dat i Km przed (domyślnie 1 000) dla przebiegu. Termin według przebiegu wymaga zapisanego odczytu licznika pojazdu; bez niego się nie pojawia.

Każdy termin ma stan:

• Po terminie: data minęła albo przebieg został osiągnięty.
• Wkrótce: w ciągu 14 dni albo w połowie okna kilometrów.
• Otwarte: w oknie, ale jeszcze nie wkrótce.

Okno dla każdego rodzaju

Okno powyżej jest domyślne dla firmy. W Ustawieniach, Ogólne, Przypomnienia według rodzaju każdy rodzaj terminu może mieć własne okno: ubezpieczenia, przeglądy i terminy pojazdów, dokumenty i wyposażenie, opony, naprawy, terminy i uprawnienia pracowników, karty paliwowe, finansowanie, kalendarz oraz niski stan magazynu. Dla każdego rodzaju:

• Włączone/Wyłączone: wyłączenie rodzaju usuwa go ze strony Przypomnienia, z pulpitu, z e-maili i z powiadomień push. Jego terminy są nadal śledzone, a raport Terminy i dokumenty nadal je wymienia.
• Dni przed i Km przed: własne okno tego rodzaju. Puste pole oznacza wartość domyślną firmy. Stan Wkrótce się nie zmienia: 14 dni albo połowa okna kilometrów (okno krótsze niż 14 dni jest więc w całości Wkrótce).

Niski stan magazynu ma tylko przełącznik, bo nie ma ani daty, ani odczytu licznika.

Naprawy i niski stan magazynu

Jeszcze dwa rodzaje terminów pochodzą z obszaru Usterki i naprawy i z magazynu w Kontrole, zadania i magazyn:

• Planowana naprawa: naprawa o statusie Planowana ma termin w swojej dacie i dotyczy swojego pojazdu.
• Termin następnego przeglądu: przebieg następnego przeglądu z naprawy, planowanej, otwartej lub zakończonej, jest terminem po osiągnięciu tego odczytu, gdy pojazd ma zapisany odczyt licznika. Kończy go inna zakończona naprawa tego samego pojazdu wykonana przy tym przebiegu lub po nim. Zakończona naprawa nie ma terminu w dniach, ale następny przegląd, który wskazuje, pozostaje do wykonania, dopóki nie zakończy go inna zakończona naprawa przy tym przebiegu lub po nim: wymiana oleju przy 45 000 km przypomni więc o przeglądzie przy 55 000 km. Tak pokazują się naprawy zaimportowane ze starej aplikacji z polem LICZTERM, niezależnie od tego, czy są oznaczone jako wykonane.
• Niski stan magazynu: pozycja, której ilość jest na poziomie zamawiania lub poniżej (poziom większy od zera), ma termin, dopóki dostawa nie podniesie ilości ponad ten poziom. Potwierdzenie obowiązuje dla tej ilości, więc gdy po dostawie zapas znów się skończy, pozycja jest znów otwarta.

Magazyn nie należy do żadnego oddziału. Niski stan magazynu pokazuje się na stronie Przypomnienia (przycisk rodzaju Niski stan magazynu), na pulpicie (osobny kafelek) i w raporcie Terminy i dokumenty tylko wtedy, gdy w nagłówku nie wybrano oddziału ani floty, a e-mail dostają kierownicy oddziałów najwyższego poziomu.

Strona Przypomnienia

Kafelki u góry liczą terminy po terminie, terminy w ciągu 14 dni (według daty i przebiegu), terminy w oknie (w tym odnowienia polis) oraz liczbę terminów potwierdzonych w tym miesiącu i przez ile osób.

Pod nimi zakładka Otwarte pokazuje to, czego nikt jeszcze nie potwierdził, a Potwierdzone to, co ktoś potwierdził. Przyciski rodzajów zawężają listę do ubezpieczeń, terminów pojazdów (z naprawami), terminów pracowników lub niskiego stanu magazynu. Każdy wiersz pokazuje pojazd lub pracownika, termin z numerem polisy lub dokumentu, datę lub przebieg, ile zostało, kierowcę („Pojazd ogólnodostępny”, gdy pojazd nie ma kierowcy domyślnego), kiedy wysłano e-maile oraz stan. Kliknij numer rejestracyjny, aby otworzyć pojazd.

Kalendarz w nagłówku strony pokazuje te same terminy według daty, razem z wydarzeniami, rezerwacjami i zaplanowanymi naprawami, które widzisz; zob. Kalendarz.

Potwierdź termin

Kliknij Potwierdź i wybierz:

• Nie przypominaj o tym terminie: koniec e-maili o tej dacie lub tym przebiegu.
• Przypomnij ponownie w dniu: e-maile wstrzymane do tego dnia.

Potwierdzenie nie odnawia terminu. Termin dalej liczy się jako po terminie lub zbliżający się na stronie i na pulpicie, teraz na zakładce Potwierdzone, dopóki nie zostanie odnowiony. Kliknij Przywróć, aby cofnąć potwierdzenie. Gdy data terminu się zmieni, na przykład po jej poprawieniu, termin znów jest otwarty.

Odnów termin

Termin kończy się, gdy zostanie odnowiony:

• Ubezpieczenie: na karcie pojazdu, zakładka Ubezpieczenia i terminy, kliknij Odnów przy polisie. Nowa polisa zaczyna się dzień po końcu starej i trwa rok; sprawdź daty, dodaj numer polisy i składkę, a potem zapisz. Stara polisa zostaje oznaczona jako Odnowiona.
• Terminy pojazdu (przegląd, tachograf, przegląd gwarancyjny i inne): kliknij Oznacz jako wykonany, wpisz datę wykonania i, aby przypomnienia trwały dalej, następny termin lub przebieg.
• Terminy pracownika: otwórz pracownika i w części Terminy kliknij Oznacz jako wykonany w ten sam sposób. Prawo jazdy odnowisz, zmieniając datę jego ważności u pracownika.

Termin może przypadać na datę, na przebieg albo na oba; liczy się to, co nastąpi pierwsze.

E-maile

Co godzinę IntelliFleet zbiera terminy po terminie, wkrótce i w oknie i wysyła je e-mailem do kierownika oddziału pojazdu lub pracownika (ustawionego przy oddziale, z adresem e-mail w danych pracownika). Oddział bez kierownika przekazuje swoje terminy najbliższemu kierownikowi wyżej. Każdy kierownik dostaje jeden e-mail ze wszystkimi swoimi terminami.

O terminie wysyłamy e-mail najwyżej raz w tygodniu, a od razu, gdy minie. O potwierdzonych terminach nie wysyłamy e-maili. E-mail jest w domyślnym języku firmy. Każdy e-mail liczy się do e-maili w Wykorzystaniu.

Powiadomienia w IntelliSent

Kierownik oddziału, którego karta pracownika jest połączona z użytkownikiem IntelliSent, dostaje też powiadomienie w dzwonku, razem z każdym e-mailem: ile terminów wymaga uwagi i ile z nich jest przeterminowanych. Szczegóły są w IntelliFleet > Przypomnienia. Kierownik bez połączonego użytkownika dostaje tylko e-mail. Jeśli powiadomienia nie uda się dostarczyć, IntelliFleet ponawia próbę przy kolejnym cogodzinnym przebiegu, do pięciu razy; e-maile i strona Przypomnienia nie są przez to zakłócone.

Powiadomienia kierowcy

Kierowca, który ma pojazd, dostaje też powiadomienie push w aplikacji kierowcy o przeterminowanych i zbliżających się terminach tego pojazdu, na tych samych zasadach co e-mail: najwyżej raz w tygodniu dla każdego terminu i od razu, gdy termin minie. Potwierdzone terminy nie są wysyłane. Kierowca, który nie zezwolił na powiadomienia albo nie ma zalogowanego telefonu, nic nie dostaje, a tę samą listę widzi na karcie Przypomnienia w aplikacji (zob. Aplikacja kierowcy). Każde powiadomienie liczy się do powiadomień push w Wykorzystaniu.

Pulpit

IntelliFleet > Pulpit pokazuje aktywne pojazdy (oraz sprzedane i zezłomowane w tym roku), przypomnienia po terminie według rodzaju, terminy w ciągu 14 dni kafelek z kończącym się magazynem (gdy coś się kończy) oraz terminy najbliższych dni z przyciskiem Potwierdź. Wszystkie przypomnienia otwiera stronę Przypomnienia.