Dokumentacja / Koszty, faktury i raporty

Koszty

Ten obszar pokazuje, ile kosztuje każdy pojazd. Znajdziesz go w menu IntelliFleet > Koszty oraz na karcie pojazdu, w zakładce Koszty. Ma trzy listy: Koszty, Zlecenia i Rozliczenia pracy.

Kto może je widzieć i zmieniać

W Administracji, w Rolach, decydują o tym dwa uprawnienia w grupie IntelliFleet:

• Koszty pozwala oglądać listy, umowy finansowania i statusy odliczenia VAT.
• Edycja kosztów pozwala też dodawać, zmieniać i usuwać wydatki, zlecenia, rozliczenia pracy, umowy finansowania i statusy odliczenia VAT.

Użytkownicy widzą tylko koszty pojazdów z oddziałów, do których mają dostęp. Oddział i Flota wybrane w nagłówku zawężają listy; na karcie pojazdu zakładka zawsze pokazuje ten pojazd.

Czym jest koszt

Lista Koszty zbiera wszystko, co kosztuje w pojeździe:

• wydatki wpisane tutaj (lub zaimportowane),
• naprawy z obszaru Usterki i naprawy, poza planowanymi,
• rozliczenia pracy: godziny × stawka godzinowa.

Koszt każdego wiersza to netto + VAT, którego nie można odliczyć. Nic nie jest zapisywane: koszt liczy się za każdym razem z kwot i statusu odliczenia VAT pojazdu, więc zmiana statusu od razu zmienia koszty.

• Jeśli pojazd ma status odliczenia VAT obejmujący datę kosztu, to on decyduje: pełne odliczenie oznacza koszt równy kwocie netto, 50% dodaje połowę VAT (zaokrągloną do grosza), bez odliczenia dodaje cały VAT.
• Bez statusu decyduje dokument: wydatek z zaznaczonym polem VAT z tego dokumentu można odliczyć kosztuje kwotę netto, w przeciwnym razie netto + VAT.
• Wydatek, którego VAT nie podlega odliczeniu, zawsze kosztuje netto + VAT, niezależnie od statusu.

Każdy wiersz pokazuje też oddział w dniu kosztu: oddział, do którego pojazd należał w dniu kosztu, według historii oddziałów. Przy filtrze oddziału koszt liczy się w oddziale, w którym pojazd był tego dnia, a nie w obecnym.

Nad listą są sumy wszystkich pasujących kosztów (nie tylko strony): Koszt, Netto, VAT nieodliczony i Brutto, osobno dla każdej waluty. Listę zawęża rodzaj oraz daty Od i Do.

Kliknij wydatek lub rozliczenie, aby je otworzyć. Naprawy zmienia się na ekranie Usterki i naprawy.

Wydatki

Kliknij Nowy wydatek i podaj pojazd, datę wydatku, kwotę netto i VAT; kwota brutto doda się sama. Możesz też podać rodzaj wydatku (ustawia, czy VAT można odliczyć; można to zmienić), numer dokumentu i datę faktury, pozycję i ilość, kierowcę (podpowiada się domyślny kierowca pojazdu), formę płatności, miejsce powstawania kosztów i stan licznika.

Wydatek jest kosztem pojazdu, więc nie można go dodać do nieaktywnego pojazdu ani do sprzedanego lub zezłomowanego po dniu, w którym go tak oznaczono. Kwoty nie mogą być ujemne.

Wydatek wysłany przez kierowcę z aplikacji kierowcy (paragon za parking, myjnię lub opłatę drogową) po otwarciu pokazuje Źródło: Aplikacja kierowcy, z oznaczeniem Odczytane przez AI, gdy wartości odczytało ze zdjęcia AI, oraz zdjęcie paragonu; kliknij zdjęcie, aby je otworzyć. Porównaj wartości ze zdjęciem, popraw w formularzu, co się nie zgadza, i zapisz; wydatek nadal pochodzi z aplikacji kierowcy. Każdy wydatek pokazuje swoje źródło w ten sam sposób, na przykład Wpisane ręcznie lub Import z pliku. Na liście wszystkich kosztów wydatki i tankowania wysłane z aplikacji kierowcy mają oznaczenie Aplikacja kierowcy (i Odczytane przez AI) pod opisem.

Zlecenia i rozliczenia

Zlecenie opisuje pracę pojazdu dla kontrahenta: numer (niepowtarzalny w firmie), okres, pojazd, kierowcę, kontrahenta, rodzaj pracy i trasę. Zlecenie nie jest kosztem.

Rozliczenie pracy to koszt tej pracy: godziny × stawka godzinowa, bez VAT. Kliknij Rozlicz przy zleceniu, aby rozliczyć je z wypełnionymi danymi, albo Nowe rozliczenie. Rozliczenie wymaga numeru dokumentu. Puste pole stawki przyjmie stawkę godzinową pojazdu. Koszt ma datę dnia Do rozliczenia.

Zlecenia z rozliczeniami nie można usunąć; najpierw usuń jego rozliczenia.

Odliczenie VAT i finansowanie na karcie pojazdu

Zakładka Koszty na karcie pojazdu ma też dwie karty:

• Odliczenie VAT: od którego dnia pojazd ma pełne, 50% albo żadne odliczenie VAT (przy pełnym można zapisać datę złożenia VAT-26). Statusy nie mogą się nakładać. Nowy status zaczynający się po otwartym kończy otwarty dzień wcześniej.
• Finansowanie: umowy leasingu, najmu i kredytu pojazdu, z numerem umowy, finansującym, okresem, ratą miesięczną i tym, co dzieje się na koniec (zwrot lub wykup).

Data końca ostatniej umowy pojazdu pojawia się w Przypomnieniach, w grupie Terminy pojazdów, tak jak termin przeglądu. Umowa zastąpiona późniejszą już się nie pojawia.

Limit kilometrów leasingu lub najmu

Leasing lub najem (nie kredyt) ma też Limit kilometrów (łącznie albo rocznie), przebieg na początku i cenę za dodatkowy km (netto). Zostaw te pola puste, jeśli umowa nie ma limitu km.

• Na karcie pojazdu umowa pokazuje wykorzystane km (ostatni odczyt licznika minus przebieg na początku), pozostałe km i prognozę na dzień zakończenia. Prognoza idzie tempem z ostatnich 90 dni: potrzebuje dwóch odczytów licznika z tych dni i daty końca, a pojazd, który nic nie przejechał, kończy z przejechanymi dotąd km. Limit roczny jest mnożony przez długość umowy, więc wymaga daty końca.
• Gdy prognoza przekracza limit albo limit jest już przekroczony, w Przypomnieniach pojawia się w dniu końca umowy termin Prognoza przekroczenia limitu km z przewidywanym kosztem (dodatkowe km × cena za dodatkowy km). Potwierdza się go osobno, niezależnie od końca umowy.
• Raport Terminy i dokumenty ma w wierszach umowy kolumny Leasing: km wykorzystane, km pozostałe, prognoza km na koniec i Przewidywany koszt dodatkowych km (domyślnie widoczne; możesz je ukryć w wyborze kolumn).
• Asystent podaje wykorzystane km i limit bieżącego leasingu lub najmu pojazdu użytkownikom, którzy widzą zarówno Koszty, jak i Przebieg.