Dokumentacja / Codzienna praca
Prywatne przejazdy i ich koszt
Gdy pracownicy jeżdżą autami służbowymi prywatnie, strona IntelliFleet > Użytek prywatny co miesiąc wylicza, ile każdy z nich za to płaci, pozwala zatwierdzić wyliczenia i daje działowi płac plik CSV.
Kto widzi stronę
W Administracja, a potem Role, stronę obejmują trzy uprawnienia w grupie IntelliFleet:
- Użytek prywatny pokazuje stronę.
- Zasady użytku prywatnego pozwala dodawać, zmieniać i usuwać zasady oraz stawkę domyślną.
- Zatwierdzanie użytku prywatnego i eksport do płac pozwala zatwierdzać i ponownie otwierać rozliczenia oraz pobierać plik do płac.
Widzisz tylko pojazdy oddziałów, do których masz dostęp, a Oddział i Flota w nagłówku zawężają obie zakładki przez pojazd.
Zasady
Zasada mówi, jak rozliczany jest prywatny użytek jednego pojazdu od danej daty:
- Za km prywatny: każdy prywatny kilometr według stawki.
- Ryczałt miesięczny: stała kwota za każdy miesiąc, w którym pracownik używa pojazdu.
- Bez obciążenia: prywatny użytek jest bezpłatny.
Na zakładce Zasady kliknij Nowa zasada, wybierz pojazd, datę, od której obowiązuje, i sposób obciążenia. Późniejsza zasada tego samego pojazdu zastępuje wcześniejszą od swojej daty, więc historia zostaje: zmieniaj obciążenie, dodając zasadę, a nie edytując starą. Obowiązujące pokazuje zasady obowiązujące dziś, Wszystkie także zastąpione.
Stawka zasady za km jest opcjonalna. Bez niej pojazd używa domyślnej stawki za km prywatny ustawionej nad listą. Jeśli i ona jest pusta, pojazd używa stawki kilometrówki dla swojego silnika z Przebieg > Stawki (na przykład 1,15 zł dla auta powyżej 900 cm³).
Pojazd bez zasady jest wymieniony pod tabelą. Jego prywatne kilometry są liczone, ale nic się za nie nie dolicza.
Rozliczenia miesięczne
Zakładka Rozliczenia pokazuje jedno rozliczenie na pracownika za miesiąc wybrany strzałkami. Wylicza się je z:
- przejazdów Prywatnych pracownika w Przebieg > Przejazdy. Przejazd bez kierowcy liczy się temu, kto miał pojazd tego dnia;
- zasady obowiązującej w dniu każdego przejazdu;
- przydziałów pracownika, czyli dni, w których miał każdy pojazd.
Kliknij pracownika, aby zobaczyć rozliczenie obok listy: każdy pojazd z prywatnymi przejazdami, zasadą, stawką i kwotą oraz sumę do obciążenia.
Kilometry bez przejazdu
Gdy pojazd został wydany i zwrócony w danym miesiącu, IntelliFleet porównuje dwa stany licznika z przekazań z przejazdami wpisanymi pomiędzy nimi. Jeśli licznik przesunął się dalej, niż obejmują przejazdy, rozliczenie pokazuje różnicę w kolumnie Bez przejazdu i jest oznaczone Do sprawdzenia. Te kilometry nigdy nie są doliczane: wpisz brakujące przejazdy w Przebieg > Przejazdy albo wyjaśnij to z kierowcą, a rozliczenie się zaktualizuje.
Zatwierdzanie
Rozliczenie jest Robocze, dopóki go nie zatwierdzisz, i nadąża za każdą zmianą przejazdów i zasad. Zatwierdź zamraża jego wyliczenia. Zatwierdź wszystkie robocze zatwierdza każde robocze rozliczenie, w którym nie ma nic do sprawdzenia. Rozliczenia z pojazdem spoza oddziału lub floty, które widzisz, nie da się zatwierdzić, dopóki nie widzisz wszystkich jego pojazdów.
Otwórz ponownie zamienia zatwierdzone rozliczenie z powrotem w robocze, na przykład po spóźnionym przejeździe.
Plik do płac
CSV do płac pobiera zatwierdzone i wyeksportowane rozliczenia miesiąca, jeden wiersz na pracownika: numer pracownika, nazwisko, imię, miesiąc, km prywatne, kwota, waluta i ryczałt PIT. Zatwierdzone rozliczenia z pliku stają się Wyeksportowane i nie można ich już otworzyć ponownie.
Ryczałt PIT
Rozliczenie pokazuje też ryczałt za prywatny użytek auta służbowego (art. 12 ust. 2a ustawy o PIT): 250 zł miesięcznie dla silnika do 1600 cm³ albo auta elektrycznego lub wodorowego i 400 zł dla większego silnika. Za część miesiąca to 1/30 tej kwoty za każdy dzień, w którym pracownik miał pojazd. Pokazujemy go tylko informacyjnie: nie jest doliczany do kwoty do obciążenia.
W telefonie
Ekran główny aplikacji kierowcy pokazuje jego własne prywatne kilometry w tym miesiącu. Prywatne przejazdy wpisuje się w Przebieg > Przejazdy.