Dokumentacja / Codzienna praca

Regulaminy floty i zgody

IntelliFleet › Ustawienia › Regulaminy floty przechowuje zasady, które pracownicy czytają i podpisują w aplikacji kierowcy: regulamin samochodowy, klauzulę RODO dla kierowców, zasady użytku prywatnego czy potrąceń za szkody i mandaty. Każdy regulamin ma wersje. Pracownik podpisuje wersję imieniem i nazwiskiem oraz podpisem palcem, a IntelliFleet przechowuje tę zgodę wraz z PDF tego, co podpisał. Regulaminami zarządzają tylko osoby, których rola ma Ustawienia i słowniki; kto może oglądać pracowników, widzi, kto co podpisał.

Dodawanie regulaminu

Kliknij Dodaj regulamin, podaj nazwę i rodzaj, i napisz pierwszą wersję:

• Tekst: tytuł i treść po angielsku, polsku i niemiecku (karty u góry). Używaj nagłówków, list i pogrubień (Markdown). Pusty język pokazuje tekst angielski, więc możesz zacząć od jednego języka.
• Plik PDF: jeden PDF, taki sam w każdym języku, dla regulaminu, który masz już jako dokument.
• Pracownicy podpisują ten regulamin: włączone dla regulaminu, który podpisuje każdy pracownik z dostępem do aplikacji kierowcy; wyłączone dla takiego, który tylko czytają, np. co zrobić po wypadku.

Zapisz szkic zachowuje szkic, nikomu go nie pokazując. Opublikuj v1 czyni go wersją, którą widzą pracownicy. Opublikowana wersja nigdy się nie zmienia.

Nowa wersja

Otwórz regulamin i edytuj go: piszesz kolejną wersję, zaczynając od obecnej. Pod spodem są opublikowane wersje, każda z datą, osobą, która ją opublikowała, i skrótem; Pokaż wyświetla tekst lub otwiera PDF.

• Gdy Wszyscy podpisują tę wersję ponownie jest włączone, każdy pracownik jest proszony o podpis nowej wersji, także ci, którzy podpisali poprzednią.
• Wyłącz to przy literówce: kto podpisał poprzednią wersję, pozostaje podpisany, a nowi pracownicy podpisują nową.

Usuń szkic usuwa niechciany szkic; opublikowane wersje zostają.

Kto podpisał

Tabela pokazuje obecną wersję każdego regulaminu, czy wymaga podpisu, ilu pracowników ją podpisało i ilu ma ją do podpisu. O podpis proszeni są tylko aktywni pracownicy z dostępem do aplikacji kierowcy (zobacz Pracownicy).

Na karcie pracownika zakładka Regulaminy pokazuje każdy regulamin i stan pracownika: Do podpisu od dnia publikacji wersji, Podpisany z godziną albo Bez podpisu dla regulaminu do przeczytania. Kliknij podpisany, aby zobaczyć zgodę: imię i nazwisko podane przy podpisie, kiedy (w PDF także czas UTC), język, wersję aplikacji, skrót przeczytanej wersji i skrót PDF. Pobierz PDF daje PDF zgody z przeczytanym tekstem i podpisem.

Podpisana zgoda jest dowodem: nikt nie może jej zmienić ani usunąć, ani jej PDF i podpisu.

Przypomnienia

Pracownik z regulaminem do podpisu ma jedną pozycję Regulaminy floty do podpisu na stronie Przypomnienia (zobacz Przypomnienia), w grupie terminów pracowników. Termin to 7 dni od publikacji wersji wymagającej podpisu; pozycja znika, gdy pracownik podpisze.

Bez przekazania przed podpisaniem regulaminów

Zaznacz Bez przekazania przed podpisaniem regulaminów u góry ekranu, aby wstrzymać pojazdy: pracownik, który ma regulamin do podpisu, nie przejmie samochodu ani w telefonie, ani w biurze, dopóki nie podpisze. Komunikat mówi, które regulaminy. Zwrot samochodu nigdy nie jest blokowany. Gdy pole nie jest zaznaczone, regulaminy do podpisu są tylko przypomnieniem.

Wycofanie regulaminu

Wycofaj przestaje prosić o podpis i usuwa regulamin z przypomnień. Podpisane zgody zostają bez zmian. Wycofane regulaminy są w zakładce Wycofane, gdzie Przywróć znów je aktywuje.

W aplikacji kierowcy

Po zalogowaniu kierowca widzi regulaminy do podpisu, czyta każdy do końca i podpisuje imieniem i nazwiskiem, podpisem palcem i zaznaczeniem akceptacji. Zobacz Aplikacja kierowcy.