Dokumentacja / Pojazdy, ludzie i dokumenty

Dokumenty, kalendarz i notatki

Ten obszar przechowuje papiery floty: dokumenty z terminami ważności (dowody rejestracyjne, uprawnienia, zezwolenia, umowy), kalendarz wydarzeń z datami i notatki. Znajdziesz go w menu IntelliFleet > Dokumenty i kalendarz oraz na karcie pojazdu, w zakładce Dokumenty.

Kto może je widzieć i zmieniać

W Administracji, w Rolach, decydują o tym dwa uprawnienia w grupie IntelliFleet:

• Dokumenty, kalendarz i notatki pozwala oglądać listy.
• Edycja dokumentów, kalendarza i notatek pozwala też dodawać, zmieniać i usuwać oraz dodawać rodzaje dokumentów i kategorie wydarzeń.

Użytkownicy widzą tylko dokumenty i wydarzenia pojazdów i pracowników z oddziałów, do których mają dostęp. Dokumenty niczyje (firmy) widzi każdy z tym uprawnieniem, chyba że w nagłówku wybrano oddział lub flotę.

Dokumenty

Kliknij Dodaj dokument i wpisz nazwę albo wybierz rodzaj (wystarczy jedno z dwóch), numer, datę dokumentu, Ważny do oraz do kogo należy: pojazd, pracownik albo nikt (dokument firmy). Dodaj rodzaj obok pola Rodzaj dodaje nowy rodzaj dokumentu i go wybiera. Filtry pokazują dokumenty pojazdów, pracowników lub firmy, te po terminie lub z terminem do 30 dni oraz widoczne dla kierowców.

• Ważny do nie może być przed datą dokumentu. Zostaw puste, gdy dokument nie wygasa.
• Termin przy przebiegu przypomina, gdy pojazd zbliża się do przebiegu. Wymaga pojazdu.
• Pokaż w aplikacji kierowcy umieszcza dokument w „Moim aucie” kierowcy, który ma pojazd, albo pracownika, którego dokument dotyczy.

Pliki

Najpierw zapisz dokument, potem dodaj jego pliki w edytorze, pod formularzem (skany, zdjęcia, PDF). Pliki trafiają do magazynu plików Fleet, więc kto je otworzy, wynika z uprawnień powyżej.

Przypomnienia i odnowienie

Dokument z pojazdem lub pracownikiem pojawia się w Przypomnieniach, gdy jego termin wchodzi w okno przypomnień, oraz gdy jest po terminie. Gdy zapiszesz nowszy dokument tego samego rodzaju dla tego samego pojazdu lub pracownika, z późniejszym terminem, wcześniejszy uchodzi za odnowiony i jego przypomnienie znika. Dokumenty firmy nie tworzą przypomnień.

Kalendarz

Zakładka Kalendarz wylicza wydarzenia według dat: Od dziś, Ten miesiąc lub Wszystkie wydarzenia. Kliknij Dodaj wydarzenie i wpisz początek, koniec (puste dla wydarzenia jednodniowego), kategorię, opis oraz opcjonalnie pojazd, pracownika i kontrahenta. Wybierz, czy przypomnieć w dniu rozpoczęcia, czy zakończenia. Wydarzenie z pojazdem lub pracownikiem pojawia się w Przypomnieniach od swojej daty, aż się skończy.

Notatki

Zakładka Notatki zawiera krótkie notatki dla całej firmy. Notatka może mieć datę przypomnienia. Odrzuć przenosi notatkę na koniec listy i ukrywa ją, dopóki nie wybierzesz opcji pokazania odrzuconych notatek. Notatki nie należą do pojazdu ani pracownika, więc nigdy nie pojawiają się w Przypomnieniach; notatka, której data przypomnienia nadeszła, jest tylko oznaczona na liście. Na karcie pojazdu ta zakładka się nie wyświetla.