Dokumentacja / Codzienna praca

Rezerwacje aut z puli

Auto z puli to samochód firmowy, którego nikt nie ma na stałe: pracownicy rezerwują je na wybrany czas, odbierają w oddziale i oddają. Rezerwacje znajdziesz w menu IntelliFleet > Rezerwacje. Karta auta z puli ma też przycisk Zarezerwuj.

Kto widzi i rezerwuje

Rezerwacje działają razem z Przekazaniami pojazdów, więc Twoja edycja musi je obejmować (zobacz Przekazania). Wtedy w Administracji, w Rolach, decydują o tym trzy uprawnienia w grupie IntelliFleet:

• Rezerwacje aut z puli pozwala oglądać tydzień i listę.
• Rezerwowanie aut z puli i zmiana rezerwacji pozwala też rezerwować, zmieniać rezerwację, której auto nie zostało jeszcze przekazane, i ją anulować.
• Zatwierdzanie rezerwacji aut z puli czyni użytkownika opiekunem puli: zatwierdza lub odrzuca zgłoszenia.

Użytkownik, który widzi tylko niektóre oddziały (zobacz Dostęp do oddziałów), widzi i rezerwuje tylko auta z puli odbierane w tych oddziałach.

Jak zrobić z pojazdu auto z puli

Otwórz pojazd, kliknij Edytuj i zaznacz Auto z puli. Odbiór w mówi, gdzie auto się odbiera; zostaw Własny oddział, jeśli to oddział pojazdu. Rezerwacje przyjmuje tylko aktywne auto z puli; auto w naprawie lub inaczej nieaktywne widać w tygodniu, wyszarzone.

Kto zatwierdza

Zatwierdzanie ustawia się dla oddziału. Otwórz IntelliFleet > Oddziały (zobacz Oddziały), edytuj oddział i zaznacz Zatwierdzaj rezerwacje od razu, jeśli rezerwacje aut odbieranych w nim nie wymagają niczyjej zgody. Gdy pole jest wyłączone, każda rezerwacja tych aut jest Zgłoszona, dopóki opiekun puli jej nie zatwierdzi lub nie odrzuci, także rezerwacje samego opiekuna.

Gdy rezerwacja zostanie zatwierdzona lub odrzucona, pracownik dostaje e-mail (jeśli jego karta pracownika ma adres e-mail), a użytkownik pracownika i osoba, która zrobiła rezerwację, dostają powiadomienie w aplikacji, a gdy używają aplikacji kierowcy, także na telefonie (zob. Aplikacja kierowcy). Odrzucenie zawiera powód wpisany przez opiekuna.

Tydzień

Zakładka Tydzień ma wiersz dla każdego auta z puli i kolumnę dla każdej połowy dnia, od poniedziałku do niedzieli. Każda rezerwacja to pasek w swoim kolorze: Zgłoszona bursztynowy, Zatwierdzona niebieski, W użyciu (auto zostało przekazane) zielony i Nieodebrana czerwony. Procent przy aucie mówi, jaką część tygodnia jest zarezerwowane: zatwierdzone i zakończone godziny wobec wszystkich godzin tygodnia. Strzałkami przechodzisz o tydzień wstecz lub naprzód, a Dziś wraca do bieżącego. Filtry Oddział i Flota u góry IntelliFleet zawężają auta. Anulowanych i odrzuconych rezerwacji nie widać.

Zakładka Lista pokazuje rezerwacje tego samego tygodnia w tabeli; Czekają na zatwierdzenie zostawia tylko zgłoszenia. Kliknij pasek lub numer rejestracyjny, aby otworzyć rezerwację.

Rezerwacja auta

Kliknij Nowa rezerwacja, Zarezerwuj to auto pod autem w tygodniu albo Zarezerwuj na karcie auta. Wybierz auto z puli, pracownika, Od i Do i napisz, w jakim celu. Panel mówi, czy rezerwacja zostanie zatwierdzona od razu, czy czeka na opiekuna puli. Kliknij Zarezerwuj.

Obowiązujące zasady:

• Zarezerwować można tylko aktywne auto z puli, dla aktywnego pracownika.
• Rezerwacja nie może zaczynać się ani kończyć w przeszłości i trwa najwyżej 31 dni.
• Dwie zatwierdzone rezerwacje jednego auta nigdy się nie nakładają. Zgłoszenie na czas zajęty już przez zatwierdzoną rezerwację jest od razu odrzucane. Dwa zgłoszenia mogą się nakładać; opiekun zatwierdza jedno z nich i drugiego nie da się już zatwierdzić.
• Rezerwację można zmienić lub anulować, dopóki auto nie zostanie przekazane. Zmiana auta, pracownika lub czasu zatwierdzonej rezerwacji odsyła ją do ponownego zatwierdzenia, chyba że jej oddział zatwierdza od razu.

Zatwierdzanie i odrzucanie

Opiekun puli otwiera zgłoszoną rezerwację z tygodnia albo z Czekają na zatwierdzenie i klika Zatwierdź lub Odrzuć. Przed odrzuceniem wpisz powód w polu Powód; trafi do e-maila. Rezerwacja zostanie zatwierdzona tylko wtedy, gdy auto jest nadal wolne i nadal można je przekazać.

Przekazanie i zwrot auta

Przekazanie rozpoczyna rezerwację: gdy pracownik, który zarezerwował auto, przyjmie je w podpisanym przekazaniu (w telefonie lub w biurze), od godziny przed początkiem rezerwacji do jej końca, rezerwacja jest W użyciu. W zatwierdzonej rezerwacji przycisk Przekaż otwiera przekazanie w biurze z wybranym już autem i pracownikiem. Gdy auto wróci w podpisanym zwrocie, rezerwacja jest Zakończona. Oba protokoły są podlinkowane w rezerwacji.

Nieodebrane rezerwacje

Zatwierdzona rezerwacja, której auto nie zostanie przekazane w ciągu 60 minut od jej początku, staje się Nieodebrana, a auto jest znowu wolne. System sprawdza to co pięć minut. Liczba minut to ustawienie firmy; zapytaj administratora, jeśli Twoja firma używa innej.

Raport wykorzystania

Raport wykorzystania u góry ekranu otwiera raport w Raportach: wiersz dla każdego auta z puli z jego rezerwacjami, liczbą zakończonych i nieodebranych, zarezerwowanymi godzinami, godzinami okresu i wykorzystaniem w procentach, z wykresem zarezerwowanych godzin w miesiącach. Ma filtry okresu, oddziału, floty, pojazdu i kierowcy jak każdy raport. Kliknij auto, aby otworzyć jego kartę.