Dokumentation / Mängel, Reparaturen und Erinnerungen

Erinnerungen

IntelliFleet überwacht alle Fristen Ihrer Fahrzeuge und Mitarbeiter nach Datum und Kilometerstand: Versicherungspolicen, Hauptuntersuchungen, Tachographenprüfungen, Wartung bei einem Kilometerstand, geplante Reparaturen, Führerscheine, ärztliche Untersuchungen und die anderen Dokumente Ihrer Fahrer sowie knapp werdende Ersatzteile. Jede davon ist eine Frist. Eine Erinnerung ist die Benachrichtigung, die IntelliFleet vor der Frist sendet.

Nur aktive Fahrzeuge erhalten Erinnerungen. Ein inaktives, verkauftes oder verschrottetes Fahrzeug bleibt außen vor, bis es wieder aktiv ist.

Wer Erinnerungen sieht und bestätigt

Unter Administration, dann Rollen, entscheiden zwei Berechtigungen in der Gruppe IntelliFleet:

• Erinnerungen erlaubt, IntelliFleet > Erinnerungen zu öffnen und die Fristen auf dem Dashboard zu sehen.
• Erinnerungen bestätigen erlaubt zusätzlich, eine Frist zu bestätigen und wieder zu öffnen.

Ein Benutzer sieht die Fristen der Fahrzeuge und Mitarbeiter seiner Niederlassungen. Der Niederlassungs- und Flottenfilter im IntelliFleet-Kopf grenzt Seite und Dashboard weiter ein.

Wann eine Frist erscheint

Eine Frist erscheint, sobald sie in den Erinnerungszeitraum fällt. Den Zeitraum stellen Sie unter IntelliFleet > Einstellungen, Allgemein ein: Tage vorher (standardmäßig 30) für Daten und Km vorher (standardmäßig 1 000) für Kilometerstände. Eine Frist nach Kilometerstand braucht einen erfassten Kilometerstand des Fahrzeugs; ohne ihn erscheint sie nicht.

Jede Frist hat einen Zustand:

• Überfällig: das Datum ist vorbei oder der Kilometerstand erreicht.
• Bald fällig: innerhalb von 14 Tagen oder innerhalb der halben Kilometerspanne.
• Offen: im Zeitraum, aber noch nicht bald.

Ein Zeitraum je Art

Der Zeitraum oben ist der Standard der Firma. Unter Einstellungen, Allgemein, Erinnerungen nach Art kann jede Art von Frist ihren eigenen Zeitraum haben: Versicherungen, Prüfungen und Fahrzeugtermine, Dokumente und Ausrüstung, Reifen, Reparaturen, Termine und Berechtigungen der Mitarbeiter, Tankkarten, Finanzierung, Kalender und niedriger Lagerbestand. Für jede Art:

• Ein/Aus: Wird eine Art ausgeschaltet, verschwindet sie von der Seite Erinnerungen, vom Dashboard, aus den E-Mails und aus den Push-Benachrichtigungen. Ihre Fristen werden weiter verfolgt, und der Bericht Fristen und Dokumente führt sie weiterhin auf.
• Tage vorher und Km vorher: der eigene Zeitraum dieser Art. Ein leeres Feld bedeutet den Standard der Firma. Der Zustand Bald fällig bleibt gleich: 14 Tage oder die halbe Kilometerspanne (ein Zeitraum unter 14 Tagen ist also ganz Bald fällig).

Niedriger Lagerbestand hat nur den Schalter, da er weder ein Datum noch einen Kilometerstand hat.

Reparaturen und niedriger Lagerbestand

Zwei weitere Arten von Fristen stammen aus Mängel und Reparaturen und aus dem Lager unter Prüfungen, Aufgaben und Lager:

• Geplante Reparatur: eine Reparatur mit dem Status Geplant ist an ihrem Datum fällig, für ihr Fahrzeug.
• Nächste Wartung fällig: der Kilometerstand der nächsten Wartung einer Reparatur, ob geplant, offen oder abgeschlossen, ist bei diesem Stand fällig, sobald das Fahrzeug einen erfassten Kilometerstand hat. Eine andere abgeschlossene Reparatur desselben Fahrzeugs bei oder nach diesem Stand beendet sie. Eine abgeschlossene Reparatur hat keine Terminfrist, aber die nächste Wartung, die sie nennt, bleibt fällig, bis eine andere abgeschlossene Reparatur bei oder nach diesem Stand sie beendet: Ein Ölwechsel bei 45 000 km erinnert also an die Wartung bei 55 000 km. So erscheinen aus der alten Anwendung importierte Reparaturen mit LICZTERM, ob als erledigt markiert oder nicht.
• Niedriger Lagerbestand: ein Lagerartikel, dessen Menge auf oder unter dem Meldebestand liegt (ein Bestand über null), ist fällig, bis eine Lieferung die Menge darüber hebt. Eine Bestätigung gilt für diese Menge; wird der Bestand nach einer Lieferung wieder knapp, ist der Artikel wieder offen.

Das Lager gehört zu keiner Niederlassung. Niedriger Lagerbestand erscheint auf der Seite Erinnerungen (Schaltfläche Niedriger Lagerbestand), im Dashboard (eigene Kachel) und im Bericht Termine und Dokumente nur, solange im Kopf weder Niederlassung noch Flotte gewählt ist, und geht per E-Mail an die Leiter der obersten Niederlassungen.

Die Seite Erinnerungen

Die Kacheln oben zählen, was überfällig ist, was in den nächsten 14 Tagen fällig ist (nach Datum und Kilometerstand), was im Zeitraum fällig ist (davon die Versicherungsverlängerungen) und wie viele Fristen diesen Monat von wie vielen Personen bestätigt wurden.

Darunter zeigt Offen, was noch niemand bestätigt hat, und Bestätigt, was jemand bestätigt hat. Die Schaltflächen der Arten grenzen die Liste auf Versicherungen, Fahrzeugfristen (mit den Reparaturen), Mitarbeiterfristen oder niedrigen Lagerbestand ein. Jede Zeile zeigt das Fahrzeug oder den Mitarbeiter, die Frist mit Policen- oder Dokumentnummer, Datum oder Kilometerstand, was verbleibt, den Fahrer („Poolfahrzeug“, wenn das Fahrzeug keinen Standardfahrer hat), wann E-Mails dazu verschickt wurden und den Zustand. Ein Klick auf das Kennzeichen öffnet das Fahrzeug.

Kalender in der Kopfzeile der Seite zeigt dieselben Fälligkeiten nach ihrem Datum, zusammen mit den Kalenderterminen, Buchungen und geplanten Reparaturen, die Sie sehen; siehe Kalender.

Eine Frist bestätigen

Klicken Sie auf Bestätigen und wählen Sie:

• Nicht mehr an diese Frist erinnern: keine E-Mails mehr zu diesem Datum oder Kilometerstand.
• Erneut erinnern am: die E-Mails pausieren bis zu diesem Tag.

Die Bestätigung erneuert nichts. Die Frist zählt auf der Seite und dem Dashboard weiter als überfällig oder fällig, jetzt im Reiter Bestätigt, bis sie erneuert wird. Wieder öffnen nimmt eine Bestätigung zurück. Ändert sich das Fälligkeitsdatum, etwa nach einer Korrektur, ist die Frist wieder offen.

Eine Frist erneuern

Eine Frist endet, wenn sie erneuert wird:

• Versicherung: auf der Fahrzeugkarte, Reiter Versicherungen und Fristen, bei der Police auf Erneuern klicken. Die neue Police beginnt am Tag nach dem Ende der alten und läuft ein Jahr; prüfen Sie die Daten, ergänzen Sie Policennummer und Prämie und speichern Sie. Die alte Police wird als Erneuert markiert.
• Fahrzeugfristen (Hauptuntersuchung, Tachograph, Garantiewartung und andere): Als erledigt markieren klicken, das Erledigungsdatum und, damit die Erinnerungen weiterlaufen, die nächste Frist oder den nächsten Kilometerstand eingeben.
• Mitarbeiterfristen: den Mitarbeiter öffnen und unter Fristen ebenso Als erledigt markieren klicken. Einen Führerschein erneuern Sie, indem Sie sein Ablaufdatum beim Mitarbeiter ändern.

Eine Frist kann an einem Datum, bei einem Kilometerstand oder bei beidem fällig sein; maßgeblich ist, was zuerst eintritt.

E-Mails

Stündlich sammelt IntelliFleet die überfälligen, bald fälligen und im Zeitraum fälligen Fristen und schickt sie per E-Mail an den Leiter der Niederlassung des Fahrzeugs oder Mitarbeiters (an der Niederlassung festgelegt, mit einer E-Mail-Adresse beim Mitarbeiterdatensatz des Leiters). Eine Niederlassung ohne Leiter gibt ihre Fristen an den nächsten Leiter darüber weiter. Jeder Leiter erhält eine E-Mail mit all seinen Fristen.

Zu einer Frist geht höchstens einmal pro Woche eine E-Mail, und sofort, wenn sie überfällig wird. Bestätigte Fristen werden nicht gemailt. Die E-Mail ist in der Standardsprache des Unternehmens. Jede E-Mail zählt zu den E-Mails unter Nutzung.

Benachrichtigungen in IntelliSent

Eine Niederlassungsleitung, deren Mitarbeiterkarte mit einem IntelliSent-Benutzer verknüpft ist, erhält zu jeder E-Mail auch eine Benachrichtigung in der Glocke: wie viele Fristen Aufmerksamkeit brauchen und wie viele davon überfällig sind. Details finden Sie unter IntelliFleet > Erinnerungen. Ohne verknüpften Benutzer gibt es nur die E-Mail. Lässt sich eine Benachrichtigung nicht zustellen, versucht IntelliFleet es beim nächsten stündlichen Lauf erneut, bis zu fünfmal; E-Mails und die Seite Erinnerungen bleiben davon unberührt.

Benachrichtigungen für Fahrer

Der Fahrer, der ein Fahrzeug hat, bekommt für dessen überfällige und bald fällige Fristen auch eine Push-Benachrichtigung in der Fahrer-App, nach denselben Regeln wie die E-Mail: höchstens einmal pro Woche je Frist und sofort, wenn sie überfällig wird. Bestätigte Fristen werden nicht gesendet. Ein Fahrer, der Benachrichtigungen nicht erlaubt hat oder dessen Telefon nicht angemeldet ist, bekommt keine und sieht dieselbe Liste auf dem Tab Erinnerungen der App (siehe Fahrer-App). Jede Benachrichtigung zählt zu den Push-Benachrichtigungen unter Nutzung.

Das Dashboard

IntelliFleet > Dashboard zeigt die aktiven Fahrzeuge (mit den dieses Jahr verkauften und verschrotteten), die überfälligen Erinnerungen nach Art, was in 14 Tagen fällig ist, eine Kachel mit knappem Lagerbestand (falls vorhanden) und die Fristen der nächsten Tage mit Bestätigen. Alle Erinnerungen öffnet die Seite Erinnerungen.