Dokumentacja / Koszty, faktury i raporty

Dokumenty prawne i księgowe w PDF

IntelliFleet tworzy dokumenty wymagane przez przepisy i księgowość jako pliki PDF, ułożone według przepisów i w języku, w którym używasz IntelliFleet (angielskim, polskim lub niemieckim). Na każdym jest nazwa i NIP firmy z Ustawienia > Firma. Nic nie jest zapisywane: plik powstaje z bieżących danych przy każdym wywołaniu, więc poprawiony przejazd widać w następnym PDF.

Kto może je tworzyć

• Ewidencję przebiegu (VAT) i kartę drogową tworzą użytkownicy z uprawnieniem Przebieg (w Administracja > Role, sekcja IntelliFleet).
• Dowód wewnętrzny i zlecenie wymagają uprawnienia Koszty.
• Użytkownik widzący tylko niektóre oddziały (zob. Dostęp do oddziałów) tworzy dokumenty tylko dla pojazdów tych oddziałów.

Ewidencja przebiegu pojazdu (VAT)

W Przebieg > Przejazdy kliknij Ewidencja przebiegu (VAT), wybierz pojazd i miesiąc i kliknij Utwórz PDF. Ewidencja pokazuje firmę i NIP, pojazd, stan licznika na początek ewidencji, na koniec okresu i na koniec ewidencji, wszystkie przejazdy miesiąca z datą, celem, trasą, kierowcą i kilometrami, sumę oraz przypisy wymagane przez ustawę o VAT. Dla przejazdu pojazdem udostępnionym osobie spoza firmy pokazuje też stan licznika przy wydaniu i zwrocie oraz kto go używał.

Ewidencja wymaga początku. Dodaj odczyt licznika w Przebieg > Licznik z punktem ewidencji VAT Początek ewidencji VAT (zob. Przebieg), z datą nie późniejszą niż miesiąc. Bez niego IntelliFleet powie, co dodać, zamiast tworzyć ewidencję, która nie jest prawidłowa. Oznacz koniec okresu punktem Koniec okresu VAT, aby wydrukować też ten stan licznika.

Karta drogowa

W Przebieg > Karty drogowe kliknij ikonę drukarki przy karcie. Karta drogowa drukuje się na stronie poziomej jako formularz z ponumerowanymi polami: numer i data karty, firma, pojazd i numer rejestracyjny, właściciel, kierowca i numer prawa jazdy, cel, trasa, stan licznika i godzina na początku i końcu, przejechane kilometry, godziny jazdy, odpoczynku i pracy oraz uwagi, z miejscami na podpis wystawiającego i kierowcy.

Dowód wewnętrzny

W Koszty kliknij Dowód wewnętrzny, wybierz pojazd i miesiąc, wpisz numer dowodu i jego datę i kliknij Utwórz PDF. Dowód sumuje przejazdy służbowe pojazdu w miesiącu według stawek za km, z którymi je rozliczono (zob. Przebieg), podaje kwotę słownie po polsku, jak wymaga dowód księgowy, i ma miejsca na podpis wystawiającego i zatwierdzającego. Miesiąc bez przejazdów służbowych nie ma czego rozliczać, a przejazdy jednego dowodu muszą być w jednej walucie.

Zlecenie

W Koszty > Zlecenia kliknij ikonę drukarki przy zleceniu i wpisz treść do wydruku, na przykład wskazówki dla kierowcy. PDF pokazuje numer, okres, pojazd, kierowcę, zleceniodawcę, rodzaj pracy i trasę zlecenia, potem Twoją treść, i ma miejsca na podpis wystawiającego i przyjmującego zlecenie.

Karta pozycji

Dowolną pozycję można wydrukować jako kartę wierszy „etykieta: wartość” pod tytułem, z miejscami na podpis. Powstaje z wierszy, które wysyła ekran, więc o treści karty decyduje lista, z której drukujesz.