Dokumentation / Tägliche Arbeit

Fahrleistung

Die Fahrleistung hält fest, was belegt, wie weit ein Fahrzeug gefahren ist: Kilometerstände, Fahrten für das Fahrtenbuch zur Umsatzsteuer, Fahrtenbuchblätter, Kilometersätze und Entfernungen zwischen Städten. Öffnen Sie sie unter IntelliFleet > Fahrleistung.

Wer die Fahrleistung sehen und ändern darf

Unter Verwaltung, dann Rollen, entscheiden zwei Berechtigungen in der Gruppe IntelliFleet:

• Fahrleistung erlaubt, Stände, Fahrten, Fahrtenbuchblätter, Sätze und Entfernungen zu sehen.
• Fahrleistung bearbeiten erlaubt außerdem, Stände, Fahrten und Fahrtenbuchblätter anzulegen, zu ändern und zu löschen.

Sätze und Städteentfernungen sind Einstellungen; ihre Änderung braucht Einstellungen und Wörterbücher. Fahrer mit der Berechtigung Fahrer-App können einen Kilometerstand in der Fahrer-App erfassen, ihn aber nicht ändern oder löschen. Benutzer sehen die Fahrleistung der Fahrzeuge ihrer Niederlassungen.

Der Kilometerstand geht nie zurück

Jeder Stand wird mit den anderen Ständen des Fahrzeugs verglichen, nach Datum, dann Uhrzeit, dann Reihenfolge der Eingabe:

• Ein Stand darf nicht niedriger sein als der vorherige.
• Ein Stand darf nicht höher sein als der nächste.

Tragen Sie 10.000 km vom 1. März ein und später 9.900 km vom 5. März, lehnt die App das ab und nennt den Stand, der im Weg ist. Dieselbe Regel gilt für den Endstand einer Fahrt und später für Übergaben, Kosten und Kraftstoff. Mehrere Stände eines Tages ohne Uhrzeit zählen in der Reihenfolge der Eingabe; mit einer Uhrzeit ordnen Sie sie anders. Einen falschen Stand korrigieren Sie durch Bearbeiten oder Löschen.

Kilometerstand

Der Tab Kilometerstand listet die Stände, den neuesten zuerst. Wählen Sie ein Fahrzeug, um nur seine Stände zu sehen. Klicken Sie auf Stand hinzufügen, wählen Sie Fahrzeug, Datum, optional die Uhrzeit und geben Sie den Stand ein. Das Formular zeigt den letzten Stand des Fahrzeugs.

Mit Meilenstein im Fahrtenbuch markieren Sie den Beginn des Fahrtenbuchs zur Umsatzsteuer, das Ende eines Umsatzsteuerzeitraums oder das Ende des Fahrtenbuchs. Ein Stand, den eine Fahrt, Übergabe oder Kosten geschrieben haben, zeigt seine Quelle und wird in diesem Eintrag geändert, nicht hier.

Fahrten

Der Tab Fahrten ist das Fahrtenbuch zur Umsatzsteuer. Jede Fahrt hat Datum, Fahrzeug, Fahrer, Zweck, Strecke und Entfernung und ist Dienstlich oder Privat.

• Geben Sie die Entfernung oder den Stand zu Beginn und am Ende ein; mit beiden ist die Entfernung ihre Differenz. Der Endstand wird auch als Kilometerstand des Tages gespeichert, daher gilt dafür die obige Regel.
• Eine dienstliche Fahrt wird mit dem Kilometersatz abgerechnet, der an ihrem Tag für den Fahrzeugtyp und den Hubraum galt. Satz und Betrag bleiben an der Fahrt, spätere Änderungen der Sätze ändern sie nicht. Ein Fahrzeug ohne Typ oder ein Datum vor dem ersten Satz-Set hat keinen Satz.
• Eine private Fahrt steht im Fahrtenbuch zur Umsatzsteuer und hat keinen Satz.
• Setzen Sie den Haken bei An jemanden außerhalb des Unternehmens verliehen, wenn jemand anderes das Fahrzeug genutzt hat, und tragen Sie Namen und Stand bei Ausgabe und Rückgabe ein.
• Eine Fahrt aus der Fahrer-App (siehe Fahrer-App, Fahrten) zeigt in der Spalte Quelle Fahrer-App; hier erfasste Fahrten zeigen Büro, importierte Import; ältere Fahrten, erfasst bevor es die Spalte gab, zeigen —.
• Ein Kamerasymbol mit einer Zahl neben der Quelle markiert eine Fahrt mit Fotos des Kilometerstands, die der Fahrer in der App aufgenommen hat (beim Darüberfahren: „N Fotos des Kilometerstands“). Öffnen Sie die Fahrt, um sie unter Dateien zu sehen; mit Fahrleistung bearbeiten können Sie dort auch Fotos hinzufügen oder löschen.
• N km ohne Fahrt markiert eine Fahrt, deren Anfangsstand höher ist als das Ende der vorigen Fahrt des Autos (oder sein letzter Stand vor der Fahrt): Diese km fehlen im Fahrtenbuch. Tragen Sie die fehlende Fahrt nach, wenn das Auto gefahren wurde. Das Fahrtenbuch als PDF markiert dieselbe Lücke, und eine Automatisierungsregel auf Fahrt mit Lücke kann jemanden benachrichtigen (siehe Automatisierung).
• Eine geöffnete Fahrt aus der Fahrer-App zeigt außerdem Orte aus der Fahrer-App: Gestartet in, Ziel und Beendet in, wie das Telefon des Fahrers sie gefunden oder der Fahrer sie eingegeben hat. Sie lassen sich nicht ändern; Strecke und Notizen bearbeiten Sie wie bisher.

Über der Liste zeigen die Summen dienstliche Kilometer, private Kilometer und den abgerechneten Betrag der angezeigten Fahrten.

Jede Fahrtzeile hat die Schaltfläche Als neu kopieren: Sie öffnet das Fahrtformular mit den Angaben dieser Fahrt, mit dem heutigen Datum und ohne Kilometerstände.

Einen Monat kopieren

Klicken Sie über der Liste auf Monat kopieren, um die Fahrten eines Monats zu wiederholen, zum Beispiel eine feste Strecke, die jeden Monat gefahren wird. Wählen Sie den Quellmonat, den Zielmonat und, wenn Sie möchten, ein Fahrzeug; ohne Fahrzeug werden alle Fahrzeuge kopiert, die Sie sehen können.

• Jede Fahrt behält ihren Tag des Monats. Hat der Zielmonat diesen Tag nicht, etwa den 31. im Februar, wählen Sie, ob die Fahrt übersprungen oder auf den letzten Tag des Monats verschoben wird.
• Jede Kopie wird mit dem am neuen Datum gültigen Satz abgerechnet, ein zwischen den Monaten geänderter Satz gilt also. Eine Kopie hat keine Kilometerstände, deshalb kann die Kilometerstand-Regel sie nicht ablehnen.
• Ein Fahrzeug, das inaktiv ist oder vor dem neuen Datum verkauft oder verschrottet wurde, nimmt keine kopierte Fahrt an.

Danach zeigt eine Zusammenfassung über der Liste, wie viele Fahrten kopiert wurden, und nennt die nicht kopierten mit dem Grund. Die übrigen Fahrten werden trotzdem kopiert. Wird ein Monat zweimal kopiert, entstehen die Fahrten doppelt.

Entfernung nachschlagen

Wählen Sie im Fahrtformular eine Von Stadt und eine Nach Stadt aus den Entfernungen, dann wird die Entfernung ausgefüllt; Sie können sie weiter ändern. Gibt es für das Paar keinen Eintrag, weist das Formular darauf hin. Im Formular des Fahrtenbuchblatts füllt dieselbe Auswahl den Stand am Ende anhand des Stands zu Beginn aus.

Fahrtenbuchblätter

Der Tab Fahrtenbuchblätter enthält das Fahrtenbuchblatt (karta drogowa) einer Fahrt: eindeutige Blattnummer, Ausstellungsdatum, Fahrzeug, Fahrer, Zweck und Strecke, Stand und Uhrzeit bei Beginn und Ende sowie Fahr-, Ruhe- und Arbeitsstunden. Die Führerscheinnummer des Fahrers wird übernommen, wenn Sie das Feld leer lassen. Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.

Sätze

Der Tab Sätze zeigt die gesetzlichen Kilometersätze für private Fahrzeuge, die dienstlich genutzt werden. Ein Satz-Set gilt ab einem Datum bis zum Beginn des nächsten. Pkw haben je nach Hubraum den Satz bis oder über 900 cm³; Motorräder und Mopeds haben eigene. Klicken Sie auf Sätze hinzufügen, wenn sich das Recht ändert; an einem Tag kann nur ein Set beginnen. Löscht man ein Set, gilt das frühere wieder.

Entfernungen

Der Tab Entfernungen listet Entfernungen zwischen Städten. Gemeinsame Entfernungen liefert IntelliFleet mit; sie lassen sich nicht ändern. Legen Sie eigene für andere Paare an, oder für dasselbe Paar, wenn Sie eine andere Strecke fahren; Ihre haben Vorrang. Eine Entfernung gilt in beide Richtungen.

Als neu kopieren

Fahrten, Fahrtenbuchblätter, Ausgaben, Tankungen und Reparaturen haben in ihrer Liste jeweils die Schaltfläche Als neu kopieren. Sie öffnet das Formular mit den Angaben dieses Datensatzes, mit dem heutigen Datum, ohne Kilometerstände und ohne Anhänge, die nie kopiert werden; speichern Sie es, um den neuen Datensatz anzulegen. Eine Tankung aus einer Tankkarten-Abrechnung lässt sich nicht kopieren.