Dokumentation / Erste Schritte und Einrichtung

Aus Excel oder CSV importieren

Statt jeden Datensatz einzeln einzugeben, fügen Sie viele auf einmal aus einer Excel-Datei (.xlsx) oder CSV-Datei hinzu: Fahrzeuge (etwa den Export Ihrer Leasinggesellschaft), Ausgaben, Fahrten für das Fahrtenbuch, Mitarbeiter oder die Tankkarten-Transaktionen aus der Abrechnung Ihres Kartenanbieters (DKV, Orlen Flota, Shell, BP, Circle K). Auch ein Export aus Menedżer Pojazdów eignet sich. Sie prüfen jede Zeile, bevor etwas gespeichert wird.

Import einschalten

Der Import gehört zu einer Edition und hat eine eigene Berechtigung.

1. Öffnen Sie als Host-Administrator Editionen, bearbeiten Sie die Edition des Unternehmens und aktivieren Sie unter IntelliFleet Excel- und CSV-Import.
2. Öffnen Sie im Unternehmen Verwaltung, dann Rollen, bearbeiten Sie eine Rolle und aktivieren Sie Import aus Excel und CSV. Das genügt für Fahrzeuge, wobei wer sie importiert auch Fahrzeuge bearbeiten dürfen sollte. Ausgaben, Fahrten und Mitarbeiter brauchen zusätzlich das Recht, sie zu bearbeiten: Kosten bearbeiten, Fahrleistung bearbeiten und Mitarbeiter bearbeiten, Tankkarten-Transaktionen Kraftstoff bearbeiten. Angeboten wird nur, was der Benutzer importieren darf.

Benutzer mit dieser Rolle sehen im IntelliFleet-Menü Import und auf der Seite Fahrzeuge die Schaltfläche Aus Excel importieren.

Datei vorbereiten

Die erste Zeile benennt die Spalten, jede weitere Zeile ist ein Datensatz. Eine Datei darf bis zu 2.000 Zeilen und 5 MB enthalten. Die Spalten dürfen in beliebiger Reihenfolge stehen, nicht benötigte werden ignoriert. Die Vorlagen-Schaltfläche unter dem Dateibereich (zum Beispiel Vorlage Ausgaben (CSV)) liefert eine CSV-Datei mit den üblichen Spalten.

CSV-Dateien dürfen Kommas, Semikolons oder Tabulatoren verwenden, in UTF-8 oder der Windows-1250-Kodierung, die Excel auf einem polnischen Computer nutzt. Excel-Dateien werden vom ersten Tabellenblatt gelesen.

In vier Schritten importieren

Die Schritte stehen oben auf der Seite; ein erledigter Schritt zeigt, was darin gewählt wurde, etwa den Dateinamen oder wie viele Spalten zugeordnet sind.

1. Was und welche Datei. Wählen Sie unter Was importieren Sie? Fahrzeuge, Ausgaben, Fahrten, Mitarbeiter oder Tankkarten-Transaktionen. Eine Art, die Sie nicht importieren dürfen, ist ausgegraut und nennt die fehlende Berechtigung. Dann klicken Sie auf Datei auswählen oder legen Sie die Datei auf der Seite ab.

2. Spalten. Wählen Sie die Vorlage, die zu Ihrer Datei passt, oder lassen Sie Beliebige Datei: IntelliFleet erkennt die üblichen Spaltennamen auf Englisch, Polnisch und Deutsch und füllt die Zuordnung aus. Legen Sie für jede Spalte Ihrer Datei fest, was sie enthält, oder wählen Sie Nicht importieren. Ein Feld nimmt nur eine Spalte auf. Außerdem:

• Ordnen Sie eine Spalte dem Kennzeichen zu. Es ist das einzige Feld, das jedes Fahrzeug braucht.
• Wählen Sie die Niederlassung, in die die Fahrzeuge kommen. Eine Spalte mit der Niederlassung kann einzelne Fahrzeuge in andere Niederlassungen schicken (nach Code oder Name). Das gilt auch für Flotte, Fahrzeugtyp und Kraftstoffart, die in Ihren Einstellungen bereits vorhanden sein müssen.
• Wählen Sie den Status für Fahrzeuge, deren Zeile keinen nennt; er ist Aktiv, solange Sie ihn nicht ändern.
• Ihre eigenen Felder (siehe Eigene Felder) stehen ebenfalls in der Liste. Der Wert muss zum Feld passen: eine Zahl für ein Zahlenfeld, ein Datum für ein Datumsfeld, einer der angebotenen Werte für ein Auswahlfeld und ja oder nein für ein Kontrollkästchen.

Klicken Sie auf Zeilen prüfen.

3. Prüfung. Noch wird nichts gespeichert. Jede Zeile wird nach denselben Regeln wie das Fahrzeugformular geprüft, und die Seite zählt die bereiten Zeilen und die Zeilen mit Fehlern. Eine fehlerhafte Zeile sagt, was zu korrigieren ist, zum Beispiel dass das Kennzeichen schon existiert, in der Datei doppelt vorkommt oder ein Datum kein Datum ist. Die Zeilennummern sind die aus Excel.

• Bei Ausgaben summiert eine Kachel Brutto, Netto und MwSt. der bereiten Zeilen je Währung, damit Sie sie vor dem Import mit den Rechnungen vergleichen können.
• Hat eine Zeile einen Fehler, können Sie zurückgehen und die Datei oder die Zuordnung korrigieren oder Zeilen mit Fehlern überspringen aktivieren, um die übrigen zu importieren. Solange Fehler bleiben, wird nichts importiert, außer Sie überspringen sie.
• Das Fahrzeuglimit Ihres Tarifs gilt. Passen die aktiven Fahrzeuge der Datei nicht hinein, sagt die Seite das, und der Import ist nicht möglich. Setzen Sie andere Fahrzeuge auf inaktiv, verkauft oder verschrottet, markieren Sie die überzähligen Zeilen als inaktiv oder bitten Sie um einen größeren Tarif.

Klicken Sie auf Importieren (zum Beispiel 209 Ausgaben importieren). Alle Zeilen werden gemeinsam hinzugefügt: Geht etwas schief, wird keine hinzugefügt. Zeilen mit Fehlern (CSV) lädt die fehlerhaften Zeilen mit dem, was zu korrigieren ist, herunter.

4. Fertig. Die Seite nennt, wie viele Datensätze importiert und übersprungen wurden, und die Nummer des Importstapels. Übersprungene Zeilen (CSV) lädt die übersprungenen Zeilen herunter, der Link führt zur Liste der Datensätze, und Weitere Datei importieren beginnt von vorn.

Eine Tabelle überall ablegen

Sie müssen den Import nicht zuerst öffnen. Ziehen Sie eine Excel- (.xlsx) oder CSV-Datei auf einen beliebigen IntelliFleet-Bildschirm, und der Import öffnet sich mit dieser Datei beim Schritt Spalten:

• Auf Fahrzeuge, Kosten, Kilometererfassung, Mitarbeiter oder Kraftstoff wird die Datei als Datensätze dieser Liste importiert (auf Kraftstoff als Tankkarten-Transaktionen).
• Auf einer Fahrzeug- oder Mitarbeiterkarte und jedem anderen Bildschirm liest IntelliFleet die Spaltennamen und wählt die passendste Art (bei Gleichstand gewinnen auf der Fahrzeugkarte Ausgaben, auf der Mitarbeiterkarte Fahrten).

Prüfen Sie Art und Spalten wie gewohnt: Gespeichert wird erst im letzten Schritt. Eine Tabelle, die zusammen mit anderen Dateien auf einer Karte abgelegt wird, bleibt stattdessen ein Anhang (siehe Dateien auf einem Datensatz ablegen).

Ausgaben, Fahrten und Mitarbeiter

Wählen Sie im ersten Schritt unter Was importieren die Art; die Schritte sind dieselben wie bei Fahrzeugen. Jede Art hat eigene Felder, Vorlagen (Beliebige Datei und Menedżer-Pojazdów-CSV für die Spaltennamen des alten Programms wie NRREJ, WARTNETTO oder NREW) und dieselben Regeln wie ihre Seite.

Ausgaben (siehe Kosten). Ordnen Sie das Fahrzeug (Kennzeichen, mit oder ohne Leerzeichen), das Datum und einen Betrag zu. Eine Zeile nennt zwei von Netto, MwSt. und Brutto, und IntelliFleet berechnet den dritten; oder sie nennt Netto oder Brutto mit dem Steuersatz, und der Betrag wird aufgeteilt. Ein Bruttobetrag allein lässt sich nicht aufteilen, und Netto + MwSt. muss Brutto ergeben. Kostenart, Zahlungsart und Kostenstelle (Code oder Name) müssen in den Einstellungen bestehen; der Mitarbeiter wird über Nummer oder Namen gefunden. Vorsteuerabzug nimmt ja oder nein; fehlt die Spalte, entscheidet die Kostenart. Wie auf der Seite Kosten sind Beträge nie negativ, und ein inaktives oder vor dem Datum verkauftes oder verschrottetes Fahrzeug nimmt keine Kosten an. Ihre eigenen Felder für Ausgaben werden ebenfalls angeboten.

Fahrten (siehe Fahrleistung). Ordnen Sie Fahrzeug und Datum zu sowie die km oder beide Kilometerstände. Der Fahrer wird über Personalnummer oder Namen gefunden, und eine Strecke, die wie in den Einstellungen heißt, bringt ihre Entfernung mit. Dienstlich oder privat nimmt dienstlich, privat, business, private, służbowy oder prywatny; leer ist dienstlich. Eine Dienstfahrt wird mit dem am Tag geltenden Kilometersatz abgerechnet. Der Kilometerstand bei Rückkehr wird ein Zählerstand des Fahrzeugs, und der Kilometerstand läuft nie rückwärts: Eine Zeile unter einem früheren Stand, des Fahrzeugs oder einer früheren Zeile der Datei, ist ein Fehler. Ihre eigenen Felder für Fahrten werden ebenfalls angeboten.

Mitarbeiter (siehe Mitarbeiter). Ordnen Sie Personalnummer und Nachname zu oder eine Spalte Vor- und Nachname („Jan Kowalski“: das letzte Wort ist der Nachname). Die Nummer muss im ganzen Unternehmen frei sein und in der Datei einmal vorkommen; nur die Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert, 000021 und 00021 sind also zwei Personen. Die Spalte Niederlassung nimmt Code oder Namen; die im Spaltenschritt gewählte Niederlassung gilt für Zeilen ohne (sie ist optional). Führerscheinnummer, -klassen und -ablauf, Kontaktdaten und eigene Felder für Mitarbeiter lassen sich mit importieren. Anmeldungen werden nicht angelegt: Laden Sie die Personen danach über ihre Karte ein.

Tankkarten-Transaktionen

Importieren Sie die monatliche Abrechnung Ihres Tankkartenanbieters (siehe Kraftstoff) als CSV oder Excel. Die Vorlagen DKV-Abrechnung, Orlen-Flota-Abrechnung, Shell-Abrechnung, BP-Abrechnung und Circle-K-Abrechnung kennen ihre Spaltennamen, und die Vorlage des Anbieters wird gewählt, wenn die Datei sie enthält; Beliebige Datei liest die üblichen englischen, polnischen und deutschen Namen. Prüfen Sie die Vorlage im Spaltenschritt: Sie sagt IntelliFleet, wer die Karten ausgegeben hat, damit die spätere KSeF-Sammelrechnung dieses Anbieters die Tankungen findet.

• Ordnen Sie Kartennummer, Datum (auch eine Spalte mit Datum und Uhrzeit zusammen oder eine eigene Spalte Uhrzeit), Menge und einen Betrag zu. Beträge funktionieren wie bei Ausgaben: zwei von Netto, MwSt. und Brutto oder einer mit dem MwSt.-Satz.
• Jede Zeile findet ihre Karte über die Nummer, gleich wie sie geschrieben ist. Die Karte muss unter Kraftstoff, Tankkarten angelegt sein: Eine Zeile mit unbekannter Karte ist ein Fehler, nie eine Vermutung.
• Das Fahrzeug ist das, dem die Karte zugeordnet ist. Ein Kennzeichen in der Zeile braucht es nur für eine Karte ohne Fahrzeug; eine Zeile, deren Kennzeichen ein anderes Fahrzeug als das der Karte nennt, ist ein Fehler, ebenso eine Zeile einer Karte ohne Fahrzeug, die keins nennt.
• Das Produkt findet die Kraftstoffart über ihren Namen („Diesel“ in „V-Power Diesel“) oder über die Art des Kraftstoffs („ON Verva“ oder „Pb 95“ für Ihren Diesel oder Benzin). Ein Produkt, das Ihre Einstellungen nicht kennen, etwa LPG ohne Kraftstoffart LPG, ist ein Fehler: Legen Sie die Kraftstoffart an oder überspringen Sie die Zeile. Eine Zeile ohne Produkt bekommt den üblichen Kraftstoff des Fahrzeugs.
• Kilometerstand und Tankstelle sind optional. Der Kilometerstand wird zu einem Zählerstand des Fahrzeugs und geht nie zurück.

Jede Zeile wird zu einer Tankung mit Preis, also zu Kosten und einem Zählerstand, genau wie von Hand eingegeben; Fahrer ist der Karteninhaber oder der Standardfahrer des Fahrzeugs. Die Transaktionsnummer (ohne sie Karte, Datum und Uhrzeit, Menge und Betrag) wird gespeichert: Eine bereits importierte Transaktion wird ausgelassen. Die Prüfung zeigt solche Zeilen als Bereits importiert, nicht als Fehler; ein erneuter Import derselben Abrechnung oder einer, die sich mit der letzten überschneidet, fügt also nichts doppelt hinzu.

Sie sehen nur Fahrzeuge und Mitarbeiter der Niederlassungen, die Sie sehen dürfen; eine Zeile mit dem Fahrzeug einer anderen Niederlassung ist daher ein Fehler, wie sie es auf der Seite wäre.

Datum und Zahlen

Datumsangaben dürfen als 2026-10-31, 31.10.2026, 31/10/2026 , 31-10-2026 (Tag zuerst) oder 20261031 wie im Export des alten Programms geschrieben sein. Zahlen dürfen Komma oder Punkt als Dezimalzeichen haben. Eine VIN hat 17 Buchstaben und Ziffern (ohne I, O und Q). Kennzeichen werden in Großbuchstaben gespeichert; Kennzeichen und VINs, die in Ihrem Unternehmen schon vorhanden sind, in jeder Niederlassung, werden abgelehnt.

Nach dem Import

Die neuen Fahrzeuge erscheinen im Bestand in den gewählten Niederlassungen, Ausgaben auf der Seite Kosten, Fahrten auf der Seite Fahrleistung und Mitarbeiter auf der Seite Mitarbeiter. Jeder Import wird mit Dateiname und Uhrzeit protokolliert. Öffnen Sie ein Fahrzeug, um zu ergänzen, was die Datei nicht enthielt, etwa die Versicherung oder den Standardfahrer.