Dokumentation / Tägliche Arbeit

Übergaben

Ein Übergabeprotokoll hält den Moment fest, in dem ein Fahrzeug den Besitzer wechselt: wer es übergeben und wer es übernommen hat, Kilometerstand und Kraftstoff, die Schäden, die beide Seiten gesehen haben, und die Checkliste dessen, was zum Fahrzeug gehört. Beide Personen unterschreiben es. Sie finden es im Menü IntelliFleet unter Übergaben und auf dem Reiter Übergaben der Karte eines Fahrzeugs oder Mitarbeiters.

Wer Übergaben sehen und durchführen darf

Ihre Edition muss Fahrzeugübergaben enthalten. Dann entscheiden unter Administration, Rollen drei Berechtigungen in der Gruppe IntelliFleet:

• Übergaben erlaubt, den Verlauf zu sehen und die Protokolle zu öffnen.
• Übergaben im Büro durchführen erlaubt außerdem, ein Fahrzeug im Büro zu übergeben, eine nicht unterschriebene Übergabe abzuschließen und eine zu stornieren.
• Checklisten-Vorlagen pflegen erlaubt, die Fragen der Checkliste zu ändern.

Wer nur einige Niederlassungen sieht (siehe Zugriff auf Niederlassungen), sieht und übergibt nur die Fahrzeuge dieser Niederlassungen.

Der Verlauf

Die Liste zeigt alle Übergaben und Rückgaben, die neuesten zuerst. Die Schaltflächen darüber grenzen sie auf Übergaben, Rückgaben, die Mit neuen Schäden und die Nicht unterschrieben ein. Suchen Sie nach Kennzeichen oder Mitarbeiter. Klicken Sie auf eine Zeile, um ihr Protokoll neben der Liste zu öffnen: beide Seiten, Kilometerstand und Kraftstoff, die Checkliste, die Schäden auf der Fahrzeugskizze und beide Unterschriften. Eine stornierte Übergabe bleibt gespeichert, erscheint aber nicht in der Liste.

Übergabe im Büro

Fahrer mit der App erledigen Übergaben und Rückgaben auf dem Telefon, auch ohne Netz (siehe Fahrer-App); sie erscheinen im Verlauf wie alle anderen. Nutzen Sie das Büro, wenn der Mitarbeiter kein Telefon mit der Fahrer-App hat. Klicken Sie auf Übergabe im Büro und gehen Sie die Schritte durch.

1. Fahrzeug und Personen. Wählen Sie das Fahrzeug. Wer es gerade hat, übergibt es; hat es niemand, übergibt es die Firma. Wählen Sie Übergabe an einen Mitarbeiter und den Empfänger oder Rückgabe an die Firma, um es zurückzunehmen. Von Fahrer zu Fahrer ist eine Übergabe, die beide Fahrer unterschreiben. Klicken Sie auf Weiter: Die Übergabe beginnt als Entwurf, danach lassen sich Fahrzeug und Personen nicht mehr ändern.
2. Kilometerstand und Kraftstoff. Geben Sie den Stand und den Tankfüllstand ein. Der Stand darf nicht unter dem letzten des Fahrzeugs liegen.
3. Schäden. Bekannte Schäden sind bernsteinfarben. Wechseln Sie zwischen den Ansichten des Fahrzeugs und klicken Sie auf die Stelle eines neuen Schadens, oder nutzen Sie Schaden markieren und beschreiben Sie ihn. Jede neue Markierung wird nach der Unterschrift ein Schaden des Fahrzeugs (siehe Mängel und Reparaturen).
4. Checkliste. Haken Sie ab, was vorhanden ist, tragen Sie die Anzahl ein (zum Beispiel zwei Schlüssel) und vermerken Sie, was fehlt. Hier fügen Sie auch Fotos des Fahrzeugs hinzu.
5. Unterschriften. Wer das Fahrzeug übergibt und wer es übernimmt, unterschreiben mit dem Finger oder der Maus. Ist die Firma eine Seite, unterschreibt sie über Ihr Konto. Klicken Sie auf Unterschreiben und speichern.

Bis das Protokoll unterschrieben ist, ändert sich am Fahrzeug nichts. Danach in einem Schritt:

• der Stand kommt in die Kilometerstände des Fahrzeugs,
• die Zuweisung des Übergebenden endet und die des Empfängers beginnt (nach einer Rückgabe hat das Fahrzeug keinen Halter),
• jede neue Markierung wird ein Schaden.

Wird einer dieser Schritte abgelehnt, etwa weil inzwischen jemand einen höheren Stand erfasst hat, wird das Protokoll nicht unterschrieben, und Sie können es korrigieren.

Ein liegen gelassener Entwurf bleibt als Nicht unterschrieben im Verlauf. Öffnen Sie ihn und klicken Sie auf Im Büro abschließen, um weiterzumachen, oder auf Übergabe stornieren, um ihn zu verwerfen.

Es gilt:

• Nur ein aktives Fahrzeug kann übergeben werden, und nur an einen aktiven Mitarbeiter.
• Ein Zeitpunkt in der Zukunft wird abgelehnt.
• Ein Fahrzeug, das jemand hat, kann nur diese Person übergeben.

Ausstattung übergeben

Ausstattung, die nicht in einem Fahrzeug bleibt, etwa ein Telefon, ein Laptop, ein Tablet oder eine als Ausstattung erfasste Tankkarte (siehe Ausstattung und Reifen), wechselt mit demselben Protokoll den Halter. Klicken Sie im Büro auf Übergabe im Büro und wählen Sie oben im ersten Schritt Ausstattung.

1. Wer und was. Wählen Sie, wer übergibt: ein Mitarbeiter, der Ausstattung hat, oder Firma (Bestand). Haken Sie die Gegenstände an. Wählen Sie dann, wer sie übernimmt: einen Mitarbeiter oder Rückgabe an die Firma, wenn ein Mitarbeiter sie zurückgibt. Klicken Sie auf Weiter.
2. Gegenstände. Setzen Sie die Uhrzeit und für jeden Gegenstand seinen Zustand (gut, abgenutzt, beschädigt) und einen Kommentar. Entfernen Sie den Haken bei einem Gegenstand, der doch nicht übergeben wird; er bleibt beim Übergebenden.
3. Unterschriften. Beide Seiten unterschreiben, wie bei einem Fahrzeug.

Mit der Unterschrift geht jeder übergebene Gegenstand an den Empfänger (oder zurück in den Firmenbestand), und sein Halterverlauf zeigt die Protokollnummer. Das PDF listet die Gegenstände mit Seriennummer, Zustand und ob sie übergeben wurden. Der Verlauf zeigt die Gegenstände statt des Kennzeichens.

Fahrer tun dasselbe auf dem Telefon unter Meine Ausstattung (siehe Fahrer-App).

Es gelten diese Regeln:

• Nur der Mitarbeiter, der einen Gegenstand hat, kann ihn übergeben; die Firma übergibt nur ihren Bestand.
• Ausstattung, die in einem Fahrzeug bleibt, geht mit der Übergabe des Fahrzeugs, nicht allein.
• Ein Gegenstand kann nicht an jemanden gehen, der ihn schon hat, und nicht an einen inaktiven Mitarbeiter.

Die Übergabe eines Fahrzeugs listet auch seine Ausstattung mit Auf der Übergabe-Checkliste, mit Seriennummer.

Das PDF-Protokoll

Sobald beide Personen unterschrieben haben, erhält die Übergabe eine Protokollnummer wie HO-0010 (eine fortlaufende Nummer Ihres Unternehmens) und wenige Sekunden später ein PDF-Protokoll: beide Seiten, Kilometerstand und Kraftstoff, die Checkliste, die Schadensmarkierungen und beide Unterschriften. Öffnen Sie die Übergabe im Verlauf und klicken Sie auf PDF herunterladen. Solange die Datei noch nicht fertig ist, weist der Bildschirm darauf hin; nach dem Neuladen erscheint die Schaltfläche.

• Das PDF ist in der Sprache der Person geschrieben, die unterschrieben hat (Deutsch, Englisch oder Polnisch). Die Zeiten darin sind UTC.
• Ein Protokoll ist ein Nachweis. Einmal erstellt, wird es nie ersetzt oder gelöscht; die Datei, die Sie letztes Jahr heruntergeladen haben, ist also noch dieselbe. Jede Datei wird mit einem SHA-256-Hash gespeichert, der beweist, dass sie unverändert ist.
• Entwürfe und stornierte Übergaben haben weder Nummer noch PDF.

Checklisten

Klicken Sie auf dem Bildschirm Übergaben auf Checklisten. Jeder Fahrzeugtyp kann eine eigene Checkliste haben; die Standard-Checkliste gilt für alle anderen Typen. Eine neue Übergabe kopiert die Checkliste des Fahrzeugtyps, deshalb ändert eine geänderte Checkliste keine begonnenen Protokolle. Mit der Standardliste beginnen trägt die üblichen Punkte ein: Schlüssel, Zulassungsbescheinigung, Versicherungspolice, Tankkarte, Mautgerät, Warndreieck, Feuerlöscher, Verbandkasten, Reserverad und Sauberkeit des Fahrzeugs.

Mitarbeiter löschen

Ein Mitarbeiter, der in einem Übergabeprotokoll steht, bleibt im Verlauf und kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie stattdessen den Haken bei Aktiv.