Dokumentation / Fahrzeuge, Personen und Dokumente
Dateien auf ein Fahrzeug oder einen Mitarbeiter ablegen
Ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer auf die Karte eines Fahrzeugs oder eines Mitarbeiters, und IntelliFleet legt jede dort ab, wo sie hingehört: Eine Police wird zur Versicherung des Fahrzeugs, eine Rechnung geht in den Rechnungseingang, Fotos gehen zu einer Schadensmeldung. Sie prüfen jede Datei, bevor etwas gespeichert wird.
Dateien ablegen
- Öffnen Sie die Karte eines Fahrzeugs (Fahrzeuge, dann das Fahrzeug) oder eines Mitarbeiters (Mitarbeiter, dann die Person).
- Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien über die Seite. Die Seite zeigt N Dateien ablegen, um sie zu WA 7421K hinzuzufügen.
- Lassen Sie die Dateien los. Ein Bereich öffnet sich mit einer Zeile pro Datei; die Fotos einer Ablage stehen in einer Zeile.
Sie können auch oben auf der Karte auf Dateien hinzufügen klicken und die Dateien auswählen, ohne sie zu ziehen. Dateien, die Sie auf ein geöffnetes Formular ablegen (zum Beispiel auf den Dateibereich eines Dokuments), gehen an dieses Formular.
Prüfen, wohin jede Datei geht
Jede Zeile zeigt die Datei, einen Vorschlag unter Hinzufügen als und was aus der Datei gelesen wurde. Ändern Sie den Vorschlag, wenn er falsch ist:
| Die Datei | Vorschlag | Was das Speichern tut |
|---|---|---|
| Eine Versicherungspolice (PDF oder Foto), auf einem Fahrzeug | Versicherungspolice · Haftpflicht + Kasko | Legt je Deckung eine Police mit der gelesenen Nummer und den Daten an, jede mit der Datei. Eine neue Police derselben Deckung, die später endet, schließt die überfällige Erinnerung und setzt die nächste. |
| Eine Bescheinigung, ein Führerschein oder ein anderes Dokument | Neues Dokument · sein Typ | Legt ein Dokument des Fahrzeugs oder Mitarbeiters mit Nummer und Ablaufdatum an; das Ablaufdatum wird eine Erinnerung. |
| Eine Rechnung, die schon im Eingang ist (aus KSeF oder hochgeladen) | PDF der KSeF-Rechnung … | Fügt das PDF dieser Rechnung hinzu. Nichts wird ein zweites Mal gebucht. |
| Eine neue Rechnung, auf einem Fahrzeug | Neue Rechnung im Eingang für WA 7421K | Legt die Rechnung mit diesem Fahrzeug als Vorschlag in den Eingang. Sie bestätigen sie wie gewohnt unter Rechnungen. |
| Fotos, auf einem Fahrzeug | Fotos des Schadens vom … oder Neue Schadensmeldung | Fügt die Fotos dem offenen Schaden des Fahrzeugs hinzu oder meldet damit einen neuen Schaden. |
| Alles andere | Nur als Anhang oder Neues Dokument · Typ wählen | Behält die Datei im Reiter Dateien der Karte oder legt ein Dokument an, dessen Typ Sie wählen. |
Unter dem Vorschlag können Sie Typ, Nummer und Daten eines Dokuments oder einer Police, die Deckungen einer Police, den Kopf einer neuen Rechnung und die Beschreibung eines neuen Schadens korrigieren.
Klicken Sie auf N Dateien speichern. Jede Zeile zeigt Gespeichert, sobald ihre Datei abgelegt ist. Kann eine Datei nicht gespeichert werden, nennt die Zeile den Grund und bleibt; beheben Sie es und klicken Sie erneut auf Speichern, dann wird nur gespeichert, was noch fehlt. Abbrechen schließt den Bereich und speichert nichts, was noch nicht gespeichert war.
Dateien mit KI lesen
PDFs und Fotos bis 10 MB liest das KI-Modell, das für Ihr Unternehmen eingestellt ist: Es erkennt, was die Datei ist, und liest Nummer, Aussteller und Daten. Jeder Lesevorgang zählt als ein KI-Aufruf Ihres Tarifs, wie das Lesen eines Fahrzeugscheins. Eine Tabelle oder eine andere Datei wird nur nach ihrem Namen eingeordnet und nicht gesendet.
Das Modell macht nur Vorschläge. Erkennt es eine Datei nicht, ist KI für Ihr Unternehmen ausgeschaltet oder ist das KI-Kontingent aufgebraucht, sagt die Zeile das, und Sie wählen, wohin die Datei geht.
Wer was darf
Die Schaltfläche Dateien hinzufügen erscheint, wenn Sie auf der Karte etwas ablegen dürfen. Jede Wahl unter Hinzufügen als wird nur mit der passenden Berechtigung angeboten: Versicherungen brauchen das Bearbeiten von Fahrzeugen, Dokumente das Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen das Bestätigen von Rechnungen, Schäden das Bearbeiten der Wartung und ein einfacher Anhang das Bearbeiten des Fahrzeugs oder Mitarbeiters. Sie können Dateien nur auf Fahrzeuge und Mitarbeiter Ihrer Niederlassungen ablegen.
Eine allein abgelegte Tabelle (.xlsx oder .csv) öffnet sich im Import beim Schritt Spalten (siehe Aus Excel oder CSV importieren). Zusammen mit anderen Dateien abgelegt, bleibt sie ein Anhang. Dieses Fahrzeug in jede Zeile der Datei einzutragen, kommt später.
Dokumente überall ablegen
Sie müssen nicht zuerst eine Karte öffnen. Ziehen Sie Dokumente auf eine beliebige andere Seite von IntelliFleet (Dashboard, Liste, Bericht), und die Seite zeigt Dokumente ablegen, die KI ordnet sie zu. Lassen Sie los, und ein Bereich öffnet sich mit einer Zeile pro Dokument.
Das KI-Modell liest jedes Dokument, sagt, was es ist, und sucht unter den Fahrzeugen und Mitarbeitern, die Sie sehen, worum es geht: ein Fahrzeug über die aufgedruckte FIN oder das Kennzeichen, einen Mitarbeiter über Vor- und Nachnamen. Für zeigt, was gefunden wurde und wie; ändern Sie es, wenn es falsch ist, oder wählen Sie eines, wenn nichts gefunden wurde. Eine Zeile ohne Fahrzeug oder Mitarbeiter wartet, die anderen werden ohne sie gespeichert.
| Das Dokument | Vorschlag | Was das Speichern tut |
|---|---|---|
| Ein Leasing-, Langzeitmiet- oder Kreditvertrag | Finanzierungsvertrag · Leasing | Legt den Finanzierungsvertrag des Fahrzeugs mit dem Leasinggeber und dessen Steuernummer, Vertragsnummer, Beginn und Ende, Monatsrate und Restwert an. Das Ende wird zur Erinnerung. Die Datei bleibt beim Fahrzeug. |
| Ein Tankbeleg | Tankvorgang mit Kosten | Legt einen Tankvorgang mit dem gelesenen Datum, Litern, Kilometerstand und Betrag sowie seine Kosten an. Die Kraftstoffart ist die auf dem Beleg, sonst die des Fahrzeugs. Die Datei bleibt beim Fahrzeug. |
| Die Zulassungsbescheinigung eines Fahrzeugs, das nicht in Ihrer Flotte ist | Neues Fahrzeug · öffnet das ausgefüllte Formular | Fahrzeugformular öffnen wechselt zu den Fahrzeugen mit dem aus der Bescheinigung ausgefüllten Formular eines neuen Fahrzeugs. Sie prüfen und speichern es dort. |
| Ein Bußgeld | Neues Dokument · … beim darin genannten Fahrer | Legt ein Dokument dieses Mitarbeiters an. |
| Eine Police, eine Rechnung oder ein anderes Dokument | Wie auf einer Karte (siehe Tabelle oben) | Dasselbe wie das Ablegen auf der Karte des gefundenen Fahrzeugs oder Mitarbeiters. |
Unter dem Vorschlag können Sie korrigieren, was gelesen wurde: Art, Nummern, Daten und Beträge des Vertrags oder Datum, Liter, Betrag, MwSt. und Kilometerstand des Belegs.
Ein Finanzierungsvertrag braucht das Bearbeiten von Kosten, ein Tankvorgang das Bearbeiten von Kraftstoff und ein neues Fahrzeug das Bearbeiten von Fahrzeugen. Ein Leasingvertrag oder Tankbeleg, der auf der Karte eines Fahrzeugs abgelegt wird, bekommt denselben Vorschlag. Allein abgelegte Tabellen öffnen weiterhin den Import; mit anderen Dokumenten bleiben sie Anhänge des gewählten Eintrags.